. Система сбора платежей. Этот раздел работы с дебиторами предполагает разработку процедуры взаимодействия с ними в случае нарушения условий оплаты; критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений; системы наказаний недобросовестных контрагентов.
. Система предоставляемых скидок. Предоставление скидки выгодно как покупателю, так и продавцу. Первый имеет прямую выгоду от снижения затрат на покупку товаров, второй получает косвенную выгоду связи с ускорением оборачиваемости средств, вложенных в дебиторскую задолженность, которая представляет собой иммобилизацию денежных средств.
. Система управления дебиторской задолженностью требует постоянного контроля по ряду параметров. К ним относятся время обращения средств, вложенных в дебиторскую задолженность; структура дебиторов по различным признакам, применяемые схемы расчетов с покупателями и возможность их унификации, схема контроля за исполнением дебиторами своих обязательств, схема контроля и принципы резервирования сомнительных долгов, схема принятия мер к недобросовестным или неисполнительным покупателям и др. процедуры принятия решений носят, неформальный характер и нарабатываются по мере становления компании.
Контроль за дебиторской задолженности включает ранжирование дебиторской задолженности по срокам ее возникновения. Наиболее распространенная классификация предусматривает следующую группировку (в днях): 0-30, 31-60, 61-90, 90-120, свыше 120. Возможно иные группировки. Кроме того необходимый контроль безнадежных долгов с целью образования необходимого резерва.
Наиболее употребительными способами воздействия на дебиторов с целью погашения задолженности являются направление писем, телефонные звонки, персональные визиты, продажа задолженности специальным организациям.
В зависимости от размера дебиторской задолженности, количество расчетных документов и дебиторов анализ его уровня можно проводить как сплошным, так и выборочным методом. Общая схема контроля и анализа, как правило, включает несколько этапов.
. Задают критический уровень дебиторской задолженности превышающей критический уровень подвергают проверки в обязательном порядке.
. На оставшихся расчетных документов делают контрольную выборку. Для этого применяют разные способы. Одним из простейших являются n-процентный тест. Существуют и более сложные статистические методы отбора, основанные на задании критических значений уровня значимости, ошибки выборки, допустимого отклонения между отраженным в отчетности и исчисленным по выборочным данным размером дебиторской задолженности и т.п. в этом случае определяют интервал выработки, а каждый расчетный документ, на который падает граница очередного интервала, отбирают для контроля и анализа.
3. Проверяют реальность сумм дебиторской задолженности в отобранных расчетных документах. В частности, могут отправляться письма к контрагентам с просьбой подтвердить реальность проставленной в документе или проходящей в учете суммы.
. Оценивают существенность выявленных ошибок. При этом может использоваться разные критерии.
Для того чтобы повысить эффективность работы с дебиторами, многие крупные компании создают самостоятельные подразделения или дочерни компании. Узкая специализация этих подразделений позволяет им не только пользоваться традиционными приемами работы с дебиторами, но и применять современные методы.